Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Thông tư 68/2019/TT-BTC ra đời nhằm hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP – một trong những quy định chính về hóa đơn điện tử khi bán hàng và cung cấp dịch vụ. Sự thay đổi ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 là điều người dùng cần phải nắm rõ để tránh phát sinh sai sót trong quá trình khởi tạo, lập hóa đơn.

1. Quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 119 có gì mới?

1.1. Quy định về ngày phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 68

Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định rõ: “Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Như vậy, 100% các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh bắt buộc phải triển khai hóa đơn điện tử theo đúng quy định với hạn cuối là ngày 01/11/2020. Việc còn hóa đơn giấy chưa sử dụng sẽ phải thực hiện hủy theo quy định và chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

1.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68

Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 đã có nhiều thay đổi so với quy định cũ. Việc nắm rõ những thay đổi này sẽ giúp người lập tránh sai sót khi khởi tạo hóa đơn điện tử.

Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 07 ký tự cụ thể:

Ký tự thứ 1 là các số tự nhiên: 1,2,3,4 với ý nghĩa từng số như sau:

Số 1: thể hiện hóa đơn giá trị gia tăng

Số 2: hóa đơn bán hàng

Số 3: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

Số 4: các loại hóa đơn khác như: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu điện tử,…)

Ký tự thứ 2 là chữ C hoặc K:

C: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

K: hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Ký tự 3,4 là 2 số của của năm dương lịch mà hóa đơn điện tử được lập.

Ký tự 5 là các chữ T, D, L, M:

T: hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

D: hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có đủ các tiêu thức cần thiết doa doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng

L: hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

M: hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

Ký tự thứ 6,7 do người bán xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để YY.

Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68
Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 đã có nhiều thay đổi so với quy định cũ và người dùng cần nắm rõ để tránh sai sót khi khởi tạo, xuất hóa đơn điện tử

2. Những thay đổi trong quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 68

Thông tư 68 có một số nội dung thay đổi trong quy định về hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

Nội dung thay đổi Quy định cũ Quy định mới
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn gồm:– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

– Mẫu hóa đơn

– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau 02 ngày nếu cơ quan thuế không có phản hồi thì doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn.

Doanh nghiệp chỉ cần nộp Tờ khai đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử – Mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119 về hóa đơn điện tử để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Sau 01 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Khởi tạo mẫu hóa đơn – Mẫu số hóa đơn thường gồm 11 ký tự VD: 01GTKT0/001– Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự

Ký tự thứ 1, 2: là phân biệt các ký hiệu mẫu hóa đơn

Ký tự thứ 3 là dấu “/”

Ký tự thứ 4,5: là năm tạo hóa đơn (2 số cuối của năm dương lịch)

Ký tự thứ 6: là thể hiện hình thức hóa đơn (HĐ)

ĐT có ký hiệu cuối là “E”

VD: AB/20E

 Mẫu số hóa đơn: được bỏ Ký hiệu hóa đơn:

Ký tự thứ 1: để phân biệt các loại hóa đơn (bao gồm các số: 1 hoặc 2, hoặc 3 hoặc 4)

Ký tự thứ 2: C là hóa đơn có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Ký tự thứ 3, 4: là năm khởi tạo hóa đơn

Ký tự thứ 5: thể hiện loại hóa đơn điện tử sử dụng: T, D, L, M

Ký tự thứ 6, 7: do người bán xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để YY

VD: 1C20TAA

Đánh số hóa đơn điện tử Số hóa đơn gồm 7 chữ số từ số: 0000001 – 9999999 Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ: 00000001 – 99999999
Xử lý sai sót – điều chỉnh hóa đơn – Nếu hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua và chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bên mua và bên bán chưa kê khai thuế thì:2 bên thống nhất hủy và làm biên bản hủy hóa đơn có chữ ký xác nhận của 2 bên.

Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế và gửi cho người mua.

– Nếu hóa đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua, hàng hóa, dịch vụ đã cung ứng và 2 bên đã kê khai thuế thì:

Lập văn bản thỏa thuận sai sót có chữ ký của 2 bên.

Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Cả 2 bên căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh và thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định.

– Nếu hóa đơn lập sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác. Người bán sẽ lập thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.Sau đó, người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử (để giải trình về thông tin sai sót ) theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP tới cơ quan thuế.

– Nếu hóa đơn sai sót về mã số thuế, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thì: 

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Người bán lập hóa đơn mới thay hóa cho hóa đơn sai sót và gửi lại cho người mua.

Thông báo hủy hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) tới cơ quan thuế.

– Trường hợp bên cơ quan thuế nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát hiện có sai sót thì gửi cho bên lập hóa đơn Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát (theo Mẫu số 05 ban hành theo Nghị định 119).

Sau thời gian 02 ngày kể từ khi nhận thông báo bên bán phải:

Người bán làm Mẫu số 04 gửi tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn (nếu có). Sau đó, thông báo hủy hóa đơn cho bên mua và lập hóa đơn điện tử mới để gửi lại.

Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ thông báo với bên bán về sai sót của hóa đơn đã lập và có biện pháp điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế Định kỳ 6 tháng 1 lần, tổ chức trung gian cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải gửi báo cáo về việc truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế (theo Mẫu số 03 ban hành kèm Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử). Tùy theo từng loại hình kinh doanh, doanh nghiệp thực hiện theo 1 trong 2 phương thức sau:– Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo phụ lục II ban hành theo Thông tư 68/2019/TT-BTC gửi cơ quan thuế cùng thời điểm với gửi tờ khai thuế GTGT. Áp dụng cho các lĩnh vực: bảo hiểm, bưu chính viễn thông, ngân hàng, vận tải hàng không,…(chi tiết xem tại Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC).

– Nếu không thuộc các lĩnh vực quy định trên thì chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn sau khi lập hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

Với việc nắm rõ những thay đổi theo Thông tư mới sẽ giúp các doanh nghiệp triển khai, sử dụng hóa đơn điện tử được dễ dàng, thuận lợi.

3. Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, mỗi một loại hóa đơn điện tử thì sẽ có những mẫu theo quy định khác nhau. Cụ thể:

Hóa đơn giá trị gia tăng: sử dụng cho các đơn vị, doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng đã có thay đổi về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68

Hóa đơn bán hàng: dùng cho đơn vị, tổ chức, cá nhân kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp

Mẫu hóa đơn bán hàng

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử: các phiếu xuất kho, xuất hàng để dùng trong nội bộ doanh nghiệp

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng cho một số đơn vị, doanh nghiệp đặc thù

Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng cho một số đơn vị, doanh nghiệp đặc thù

  • Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng cho một số đơn vị, doanh nghiệp đặc thù bằng ngoại tệ

Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng cho một số đơn vị, doanh nghiệp đặc thù bằng ngoại tệ

Như vậy, tất cả các mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC trên đều có thay đổi rõ ràng so với mẫu hóa đơn cũ. Với mẫu hóa đơn mới thì mẫu số hóa đơn đã bị bỏ và thay đổi ký hiệu hóa đơn để dễ dàng nhận biết từng loại hình doanh nghiệp.

Sự thay đổi ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 là điều người dùng cần phải nắm rõ để tránh phát sinh sai sót trong quá trình khởi tạo, lập hóa đơn. Để đảm bảo điều này thì người dùng cũng nên lựa chọn những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để được hỗ trợ và tư vấn kịp thời.

Với một hệ thống thông minh, linh hoạt, bảo mật cùng sự đảm bảo đầy đủ các chức năng của một hóa đơn theo quy định của nhà nước, S-invoice đã được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ theo hotline 18008111 (miễn phí) hoặc thông qua website: Hóa đơn điện tử S-invoice.